Introducció a e-VALISA

Per a accedir a e-Valisa només cal estar donat d’alta al Directori Corporatiu de la Generalitat (GICAR) i disposar d’un correu electrònic informat en aquest usuari.  

Al servei es pot accedir a través de:

Pels emplets públics de la Generalitat, l’accés a l’eina és mitjançant:

Les intranets dels departaments

• La intranet de l’OIAD (Oficina d’Innovació i Administració Digital)
• El Portal d’Administració Electrònica
• L’enllaç que els usuaris reben en els correus electrònics d’avís que la pròpia eina envia quan algú els tramet una eValisa.
• EACAT (www.eacat.cat), tot seleccionant el servei accedint a la pestanya Aplicacions. Nota : Per accedir a la resta d’aplicacions d’EACAT, cal que el gestor d’usuaris de l’organisme on estàs identificat et doni permisos d’accés, ja que el fet d’accedir a l’EACAT amb les credencials d’ATRI no significa que també es tingui accés a la resta d’aplicacions de l’EACAT.

Un cop dins el servei, cal que tinguis en compte els següents conceptes:

Perfils d’usuaris:

Qualsevol usuari de la Generalitat de Catalunya és un usuari potencial de l’eValisa. Com a requeriment tecnològic només cal que estiguis enregistrat al Directori Corporatiu (el dipòsit central d’identitats de GICAR) i tenir informat el compte de correu electrònic, per tal que puguis rebre valises de qualsevol altre usuari de la Generalitat i enviar les valises que consideris necessàries a altres usuaris. En cas d’inici de l’ús de l’eValisa caldrà posar-se en contacte amb les àrees d’organització per l’avaluació del tràmit o procediment des d’on rebràs suport i assessorament organitzatiu i jurídic.

Existeixen diferents tipus d’usuaris que poden intervenir en l’ús del servei e-Valisa:

Emissor de la valisa:

1. Titular: Envia valises en el seu propi nom.
2. Col·laborador: Un col·laborador és algun usuari de l’eValisa que ajudarà a gestionar la valisa d’un altre usuari, el titular de la valisa. La seva ajuda, en quant a l’enviament de les valises, consisteix en el següent en funció dels permisos que atorgui,sobre el seu usuari, l’usuari titular:

• • Crear una nova valisa en nom del titular i deixar-la preparada per tal que aquest la pugui revisar i/o enviar. Fins i tot podrà enviar directament la valisa en nom del titular si aquest l’autoritza a fer-ho.
  • Rebre els avisos per correu-e que rep el titular per conèixer qualsevol esdeveniment que succeeixi sobre la valisa del titular.

Receptor de la valisa:

1. Titular: Rep valises adreçades directament al seu usuari.
2. Col·laborador:Un col·laborador és un usuari de l’eValisa que ajudarà a gestionar la valisa del titular de la valisa. La seva ajuda, en quant a la recepció de les valises, consisteix en el següent en funció dels permisos que li hagin estat assignats per part del titular:

• • En cas que el titular NO li assigni permisos per veure totes les seves safates, el col·laborador només veurà les valises que li hagi preparat, a la Safata d’Enviades. En cas que tingui permís per veure totes les valises del titular, llavors podrà veurà totes les safates. Podrà accedir al detall de les valises, retornar-les, reenviar-les per correu, moure-les a la safata d’històric o obtenir el justificant corresponent.

A més de l’usuari receptor, una valisa podrà tenir de forma opcional un o més usuaris visualitzadors. Aquest/s usuari/s visualitzador/s podrà/n accedir al contingut complert de la valisa de la mateixa forma que l’usuari receptor. La diferència entre un receptor i un visualitzador és que aquest segon no està rebent conceptualment la valisa i això es tradueix en les següents diferències:

• • No es farà cap assentament d’entrada a la unitat orgànica del visualitzador (recorda que a tots els efectes legals el visualitzador no està rebent la valisa)
  • El visualitzador no pot retornar una valisa.
  • Quan un visualitzador llegeix la valisa, no es genera cap correu d’avís a l’usuari emissor ni tampoc s’audita enlloc aquest esdeveniment.

La següent figura resumeix els conceptes indicats:

Si ets un usuari col·laborador cada vegada que entris a l’eValisa per defecte accediràs a la teva pròpia valisa. Ara bé, en qualsevol moment podràs seleccionar la valisa d’un dels usuaris titulars als que estàs vinculat. Per fer-ho, disposes d’un desplegable a la part superior del menú principal que et mostrarà el nom dels diferents usuaris titulars als que estàs associat i l’opció per accedir a la teva pròpia valisa.

Una vegada hagis seleccionat la valisa d’un dels teus usuaris titulars, totes les safates (incloent la safata de resultats del cercador) mostraran únicament les valises associades a aquest usuari titular. Estaràs per tant gestionant no la teva valisa, sinó la d’aquest usuari titular.

Important: Si el teu usuari titular t’ha restringit l’accés únicament a les valises que realment hagis preparat, llavors no podràs accedir a la Safata d’entrada ni tampoc a la Safata d’històric d’entrada del teu usuari titular.

Detall d’una valisa:

La safata d’entrada, d’enviades, de resultat de la cerca i les d’històric, permeten l’accés al detall de les valises que contenen. Per accedir-hi, l’usuari simplement haurà de fer clic a sobre de la valisa que desitgi consultar.
Important: Si la valisa és confidencial llavors la valisa estarà bloquejada i no permetrà l’accés al detall.
Si és la primera vegada que s’accedeix a la valisa, aquesta es marcarà com a llegida i s’actualitzarà el marcador de valises pendents de lectura de la safata corresponent. També s’actualitzarà la informació de traçabilitat de qui i quan l’ha llegida, i es generarà l’avís de lectura per a l’usuari origen de la valisa i els seus col·laboradors. A continuació es mostrarà en el formulari de detall totes les dades de la valisa:

• A la part superior del formulari apareix l’assumpte amb una lletra gran i destacada, i a la seva dreta un conjunt d’icones opcionals que indiquen les diferents característiques de la valisa (si conté annexos, si ha estat marcada com a Important i si ha estat retornada)
• A continuació es mostren les dades dels usuaris emissor, receptor i dels possibles visualitzadors, i a la part dreta la data i hora de la valisa.
• En la part central del formulari es mostra el contingut de la valisa.
• Finalment en la part inferior apareixen els possibles annexos per poder descarregar-los i/o accedir-hi.

Si vols consultar les dades dels assentaments de sortida i entrada, les dades de la signatura electrònica o bé les dades de traçabilitat de qui i quan ha llegit la valisa, només hauràs de fer clic a l’opció Mostra detalls que obrirà un apartat on apareixeran totes aquestes dades.

A sobre del contingut de la valisa es mostra una barra d’eines que permetrà executar les diferents accions disponibles de la valisa:

• Obtenir el justificant. El justificant és un PDF que inclou totes les dades de la valisa i que et serveix com a evidència del lliurament de la valisa. El justificant està signat amb un segell electrònic del Consorci AOC i inclou la data i hora, i els números de registre de sortida i entrada per tal de que puguis acreditar l’enviament i/o recepció de la valisa.
• Marcar com a no llegida. Tot i que hagis llegit una valisa rebuda, potser et pot interessar marcar-la com a no llegida per tal que més tard te’n recordis de tornar-la a llegir.

Aquesta opció és especialment interessant si ets un usuari col·laborador i llegeixes la valisa d’un usuari titular, però vols que el propi titular quan accedeixi a la seva valisa identifiqui aquesta valisa com a no llegida per tal de que li presti especial atenció.
Important: La funcionalitat marcar com a no llegida només tindrà efecte a l’hora de visualitzar-la en negreta i en l’indicador de valises pendents de lectura que es mostra a la safata d’entrada o d’històric. Ara bé, no tindrà cap afectació sobre la traçabilitat de qui i quan ha llegit la valisa per primera vegada (que és la informació que realment regularà el termini de lectura de la valisa i els corresponents avisos).

• Gestionades. Per tal de poder tenir les safates d’entrada i enviades al més endreçades possibles, podràs enviar a gestionades les valises que en principi pensis que ja no requereixen de la teva dedicació.
• Reenvia com a correu-e. En ocasions et podrà ser útil enviar per correu-e una valisa determinada. Aquesta funcionalitat t’ho permetrà fer incloent totes les dades de la valisa: assumpte, contingut, fitxers annexos, etc.

Una vegada executis aquesta acció, t’apareixerà un formulari per tal que introdueixis l’adreça de correu on vols enviar la valisa (podràs seleccionar qualsevol adreça, fins i tot adreces que no siguin del domini gencat.cat) i opcionalment un comentari que s’inclourà dins el cos del correu. Hauràs de vigilar a l’hora d’introduir l’adreça de correu per què l’eValisa no tindrà cap mecanisme per poder validar-la.

Has de tenir en compte que només s’enviaran els fitxers annexos fins a un màxim de 10MB i que l’eValisa no podrà avisar-te de cap de les maneres si la bústia del destinatari està plena o bé si l’usuari té habilitat algun filtre anti-spam que bloquegi el correu.

Important: L’enviament d’una valisa per correu-e quedarà auditat dins el detall de la pròpia valisa per tal que puguis recordar a quina adreça de correu vas enviar la valisa i quan ho vas fer.

• Retorna. Si per error reps una valisa o bé si consideres que no l’hauries d’haver rebut, podràs retornar-la a l’usuari emissor indicant el motiu corresponent. Aquesta operació anul·larà els assentaments de sortida i entrada del registre telemàtic i avisarà immediatament a l’usuari emissor per correu-e per tal que realitzi l’acció que consideri més adient.

La valisa no s’eliminarà en cap cas, però sí quedarà marcada com a retornada i es podrà consultar en tot moment qui i quan l’ha retornada, i el motiu de retorn.

• Reenvia com a eValisa. Si necessites reenviar a un nou usuari destinatari una valisa que ja vas enviar, podràs fer-lo seleccionant aquesta opció de la safata d’enviades. Es crearà una nova valisa omplint automàticament totes les dades de la valisa amb les dades de la valisa original (assumpte, contingut, fitxers annexos i opcions seleccionades). L’únic que hauràs d’indicar és el destinatari.