Una vez estés familiarizado con el e-VALISA te recomendamos que vayas al apartado Configuración para parametrizar tu valija de acuerdo a tus necesidades. En concreto son 3 los puntos que podrás configurar:
- Si dispones de un certificado digital, p. ej. una T-CAT, y quieres firmar con él tus valijas, podrás marcar la opción Activa siempre la opción enviar “con mi T-CAT” para que por defecto te aparezca marcada la opción Con mi T-CAT cada vez que crees una nueva valija.
- Qué avisos por correo quieres recibir y con qué frecuencia.
- ¿Cuáles son los colaboradores que te ayudarán a gestionar tu valija.
Una vez hayas finalizado la configuración de tu valija tendrás que hacer clic en el botón Guardar cambios para confirmar los cambios.
Configura los Avisos
Tal y como se explica en el apartado Avisos , existen varios tipos de eventos que consideramos que no son críticos y que podrás decidir si quieres recibir el aviso correspondiente:
- Cuando el usuario destinatario (o uno de sus colaboradores) lea una valija que le has enviado.
- Cuando venza el plazo de lectura de una valija que hayas enviado y el usuario destinatario (o uno de sus colaboradores) no lo haya leído.
- Cuando uno de tus colaboradores te prepare una valija para tu visto bueno.
- Cuando uno de tus colaboradores envíe directamente una valija en tu nombre.
- Cuando un titular con el que colaboras envía una valija que le hayamos preparado y hayamos guardado para su visto bueno.
Para cada uno de estos tipos de eventos tendrás un desplegable para indicar la frecuencia con lo que quieres recibirlo: Inmediatamente , Resumen diario (cada noche recibirás un único correo con todos los eventos que hayan sucedido durante ese día), Resumen semanal ( la madrugada de cada domingo a lunes recibirás un único correo con todos los eventos que hayan sucedido durante esa semana) o bien no recibirlo En ningún caso .
Configura los colaboradores
Si dispones de algún colaborador que te ayude a gestionar tu valija, deberás indicarlo. Para ello deberás hacer clic en el botón Agregar colaboradores . Esta opción abrirá el buscador del Directorio Corporativo para que puedas localizar a tu/s colaborador/es. El funcionamiento del Directorio Corporativo se explica en el apartado Buscar usuarios en el Directorio Corporativo de esta web.
Una vez hayas seleccionado a tus colaboradores, podrás configurar para cada uno de ellos 2 opciones:
- Si permites o no al colaborador acceder a las valijas que él no ha creado. Si esta opción no está habilitada entonces se restringe el ámbito del colaborador únicamente a aquellas valijas que él ha creado directamente, bloqueando el acceso a tus valijas recibidas oa las valijas preparadas por otros colaboradores tuyos.
- Si permites al colaborador enviar directamente valijas en tu nombre, sin tu visto bueno explícito.
Por defecto estas 2 opciones se muestran deshabilitadas.
Cargos
Aquí le mostramos los usuarios de los que sois colaboradores, con la opción de desvincularse cuando ya no necesita la relación de colaboración entre ambos usuarios, ya sea porque el cargo haya dejado de ser usuario del herramienta, o porque haya cambiado de unidad, etc.
Para realizar la desvinculación, simplemente pulsa el botón destacado en esta imagen:
Crear grupos de destinatarios
Para hacer más sencilla la tarea de enviar valijas a múltiples destinatarios de forma periódica, podremos crear grupos de destinatarios, de forma que, una vez creado, en el apartado “ Para:” de creación de valijas sólo será necesario que comencemos a escribir el nombre del grupo y aparecerá el texto predictivo, de la misma forma que funciona como recordatorio cuando indicamos destinatarios a los que ya hemos enviado valijas previamente.
Añade pie de firma
Si queremos que, por defecto, nos aparezca un texto en el apartado Contenido de nuestras valijas, debemos indicarlo en este apartado. Puede ser útil en caso de que normalmente quieras que el contenido de tus valijas lleve tu nombre, cargo y departamento, por ejemplo.
Enlaces de interés: